南京师范大学财务报销(业务)指南

发布日期:2014-06-12 文章来源:电气与自动化工程学院 浏览次数:

 

一、财务报销的票据要求
报销的票据必须是印有税务或财政监制章的合法票据。票据内容填写须真实、准确、完整,并加盖出票单位财务(或发票)专用章,印章清晰可辨认。当年票据,当年报销有效。
以下票据属于不合规、报销不受理的范围:
1、无税务或财政监制章,或未盖有出票单位财务(或发票)专用章的票据;
2、内容不完整的票据(如没有经济业务内容、开票时间等);
3、大写金额和小写金额不符的票据;
4、内容涂改或字迹不清晰的票据;
5、经税务系统验证的假票据;
6、与所列支项目无关联性的票据;
7、按规定认定为不可报销的票据
二、财务报销的基本手续
1、报销人先行整理好票据并按照内容填制相应的报销单,若票据较多则需按照不同类别分类整理、粘贴、填制原始凭证封面单,其中(1)购买商品如试剂、材料、图书、办公用品等或打印费、复印费、印刷费需明确货物(劳务)名称、数量、单价或另附商家开具并加盖印章的明细清单;(2)大型商场、超市等购物以电脑打印的卷式票据(有税务监制章、财务专用章)为准,不得换开手工或打印的发票。(3)购买设备发票需是增值税专用发票。(4)单张发票(包括同一商家连号发票累计)金额在2万元及以上需附协议或合同。
2、经办人根据实际情况填制原始凭证封面单,包括报销日期、单位、报销金额、项目代码等相关内容后,在封面单上签字,并需验收人或证明人、单位(项目)负责人签字并加盖单位公章。
3、整理、粘贴要求:按照票据的内容(出租车票、图书、材料、邮费等)逐一分类,并将分类后的同类票据按照金额大小排序,相同用途相同大小的按同一方向另附纸粘贴,粘贴后票据勿超过封面单外沿。
三、差旅费报销有关规定
差旅费的报销应按照规定如实填写差旅费报销单,并按照报销单的格式填写相关内容,包括事由、出差地点、日期、起讫时间等,并将票据粘贴在粘贴单上附在报销单后(如参加会议还需附会议通知),经报销人签名、单位(项目)负责人审批签字、加盖单位公章后到财务处办理,差旅费开支规定按照《南京师范大学差旅费管理办法》(宁师财[2006]1号)执行。差旅费报销需注意以下几点:
1、出差人员一般不得租赁校外车辆出差。省内出差如遇任务特别紧急且交通不便的,经所在单位分管(联系)校领导批准,可以租赁校外车辆,仅来往租赁费用(不含住勤期间)可凭据报销。
2、退票费和重复订票费一般不予报销,若有无法预料的特殊原因,经学院、部门领导证实,可以报销一半。
3、出差人员由接待单位免费接待或住在亲友家等无住宿费发票的,一律不予报销住宿费,且不享受住勤补贴。无往返车票或无过路过桥费的票据,住宿费不予报销。南京的住宿费发票报销时需提供邀请专家来宁的邀请函、宾馆提供的住宿明细。
4、工作人员出差期间,因游览和非工作需要的参观所开支的费用,均由个人承担。
5、为了准确反映学校资金使用情况,加速资金周转,出差人员必须在出差结束后两周内办理报销手续。
6、会议、培训费用报销需提供加盖承办单位公章的书面会议通知,并与差旅费同时报销。
7、学校各部门、各学院主办、承办的会议,报销时需提供:会议通知、会议行程安排、参会人员名单、会议纪要、宾馆提供的按实际发生的项目出具的票据(注明住宿、场租、餐费、交通费等)。
8、调研旅费报销时需提供:调研提纲、调研人员名单、调研地点、调研报告。
四、国内外飞机票报销有关规定
1、因公国内出差路途较远或任务紧急需乘飞机前往的,按照《南京师范大学差旅费管理办法》执行。
2、机票报销需提供加盖中国民航发票专用章的航空运输电子客票行程单,并提供相应的登机牌。
3、境外购买机票须提供航空运输电子客票行程单或电子行程单,并提供相应的登机牌。
五、出国费用报销有关规定
1、根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于坚决制止公款出国(境)旅游的通知》(中办发[2014]5号)文件规定,不得用公款报销违反规定持因私证件出国(境)的费用。
2、出境参加会议、合作科研、交流、进修等费用报销,需提供经省人民政府批准的出国任务批件、学校批文,并附财政因公用汇管理部门审核过的出国用汇核销表、中国银行换汇、退汇单、境外开支原始票据、航空运输电子客票行程单及登机牌等。
3、境外原始发票为外文的,应用中文注明开支内容、金额、日期等。一般英语类国家会印有reciptinvoice的字样)
4、出国签证费、公证费、体检费、保险费、代办手续费等出国(境)相关费用须与出国旅费同时报销。
5、通过刷卡或网上支付的境外发票,须附上个人网银或银行卡交易纪录的打印件。
六、暂付款预领和结算有关规定
1、各单位应指定专人负责暂付款本的领用、保管、结算工作,学生和非本校教职工不得办理暂付款,办理暂付款时需如实填写用途、开支渠道、结算日期等,并按规定办理审批手续。
2、暂付款必须专款专用,用于教学、科研等有关的公用性支出。
3、暂付款应按时结算,不得随意改变用途,前帐不清、后帐不借。
4、暂付款用于出差的,须在出差回来两周内办理报销手续。
5、工程、设备、修缮等第一次办理暂付款时需提供相应的合同原件。
6、教职工调离、退职、退休等须到财务处结清借款,无法结清的,要办理移交手续,由接受人重新办理借款手续。
7、教职工住院支票预付款的领用:教职工依据医院的住院通知单到校医院办理住院支票预付款,依据学校规定退休、在职教职工领支票金额1万元以下交10%(离休人员5%)押金,1万元及以上交20%(离休人员10%)押金。一次预领住院支票最高限额为2万元,连续预领累计金额达到4万元需办理结算,否则不再预借住院支票。
七、需要特殊审批的事项
1、购买单件金额500元以上的设备(家具200元以上,具体标准参照上级文件调整)需先到资产管理处办理固定资产申购、入库手续,总额在2万元以上的需提供采购合同,方可报销。
2、各类维修经费2万元以上报销需附维修合同和审计报告。
3、支付各类合同尾款(设备、维修等)需由供货(维修)单位提出申请,提供合同复印件,经使用方验收确认、单位(项目)负责人和相关职能部门(资产管理处、后勤管理处等)负责人签字后支付。
4、单张票据金额超过1000元,须到财务处领取支票或办理转帐业务,不得自行支付现金。单张发票金额在1000—5000元刷卡支付的,报销时提供刷卡凭据可办理转卡。一次性付款10万元以上另需财务处处长签字,50万元以上需分管校领导签字。
八、专项经费使用有关规定
1、专项经费指上级主管部门下达和学校年度预算安排,有专门用途的资金,其中上级专项主要有211经费、优势学科、省重点学科、重点实验室经费、中央支持地方高校发展专项资金项目、协同创新中心、师资培训、基础实验室建设以及其他有专门用途的资金;学校专项主要包括教学改革、专业建设、设备购置、大中维修等项目资金。
2、各类专项资金的使用不得超过立项批准时的范围和额度,涉及到设备采购、维修等,应分别按规定纳入政府采购或学校招投标程序管理。
3、校内专项经费原则上不得支出餐费和劳务费,特殊情况须经批准后方可开支少量劳务费。
4、上级下达的专项,须在规定的期限内完成。当年下达的校内专项,原则上要求两年内完成,特殊情况经批准后延期,但不得超过三年,逾期一律收回。
九、科研经费使用有关规定
根据苏教规[2013]4号文件科研经费的管理应严格按国家有关法律法规、制度和相关规定执行,必须全部纳入学校财务统一管理,按照相关科研管理办法、科研合同、委托协议的要求合理使用。
1、纵向科研项目预算一经批复,必须严格按预算规定的开支范围和项目进度执行。横向科研项目按照合同规定或当事人约定进行。
2、新设项目需提供任务书或合同(附经费预算表),使用时应严格按照经费预算的开支范围进行。
3、协作费用的转拨须按科研合同并经学校科研管理部门审批。
4、劳务费、专家咨询费、国际合作交流费、招待费报销需科研管理部门审批。其中劳务费是指支付给课题组成员中没有工资性收入相关人员和聘用人员的劳务性支出。劳务费、专家咨询费发放时需注明事由、标准、工作单位、身份证号码、本人签收等信息。
5、差旅费应是课题组成员发生的差旅费,其他见差旅费报销相关规定。
十、收费票据的管理和使用有关规定
1、常规性、经常性收费项目严格按照以旧换新原则领用票据。对于校内单位临时性召开会议、开办培训等需要领用相关票据的,需由单位提出申请,书面申请内容应包括收费项目、收费标准、票据种类和数量、票据领用责任人、并由单位负责人签字加盖单位公章,经财务处处长批准签字后到计划管理科领取。新增的培训收费项目需由收费管理科统一上报物价部门批准或备案后方可按上述程序领用票据。
2、票据使用时应按规定的内容填写完整,书写规范,一式三联套开,不得使用红笔。书写大、小写相符,不得涂改。各类票据之间不能串用,严禁私自转让、转借、代开、销毁。
3、收费活动结束后按规定在收费票据扉页上填写完整相关信息,包括领用人、领用时间、收入小计、作废发票号码等,及时到财务处缴清收取的费用,在使用过的每份票据存根联上注明入账凭证号,并将票据存根交回计划管理科核销。票据严禁跨年度使用,当年领用的票据必须当年核销。
5、需预开票据:先提出承诺经费到账期限、责任等的申请报告由财务处领导签字同意,并附有合同或协议方可办理。
6、需开税务发票:需提供以学校名义签订的经科研管理部门审核过的合同原件1份、复印件2份(财务处2份、税务局1份)到随园校区综合核算科办理。
十一、高级财务查询系统操作简介
为方便教职工、单位(项目)负责人及时了解相关的财务信息,加强财务管理,我校已开通财务网上查询系统,教职工、单位(项目)负责人可使用本人工号进行查询,目前可查询内容为个人工资、津贴、项目收支余情况等。
开通网上查询系统手续如下:
1、登陆财务查询系统。教职工先从学校主页进入财务查询平台,根据提示使用本人工号、密码及附加码登陆,初始密码为本人工号。进入系统界面后,左侧菜单栏最下方可以进行个人密码修改。
2、申请项目查询。进入系统后,点击项目经费本管理--单个项目查询,在弹出界面内输入所需查询的项目代码后(项目代码中字母需大写),点击申请项目查询权限,即完成申请。项目负责人可以申请项目查询管理权限。非项目负责人因工作需要,申请时请说明理由,且仅限于申请项目查询权限。
3、财务处审核、验证批复。查询申请提交后,财务处审核验证并批复,批复情况可查询(点击查询财务处批复情况,即可看到批复情况及已批准、未批准原因等)。
4、查询使用。财务处批准后,该项目将出现在项目列表中,即可进行相关的查询。具体操作可参照网页左侧菜单最下方使用指南
网上预约报账系统使用说明、公积金查询及提取手续详见财务处综合信息门户主页面中的财务新闻滚动栏。
另外,财务处部门网站会不定期发布有关财务通知以及相关信息(如:到款认领,工资中批量补发、扣款说明等),请随时关注。